מרכז סיוע תהל

מרכז תהל מוביל מהפכה ניהולית ופיננסית מבוססת דאטה עם תשתית Odoo מבית Bizzup

מרכז תהל הוא ארגון חברתי הפועל מעל 30 שנה למניעה וסיוע במצבי פגיעות מיניות ואלימות במשפחה בחברה הדתית והחרדית. הארגון מפעיל קו חירום 24/7, תוכניות מוגנות והכשרות מקצועיות, לצד גיוס תרומות מסיבי וניהול הוראות קבע מהארץ ומהעולם. ניהול הפעילות המורכבת בכפילות מערכות ועבודה ידנית שחק את משאבי העמותה ויצר צורך בתשתית ERP מאוחדת.

באמצעות הפיכת Odoo ללב המערך הפיננסי והתפעולי (בשיתוף Bizzup), יצרה העמותה סנכרון דו-כיווני מלא מול מערכת ה-Salesforce שלה, יישמה לוקליזציה ישראלית והפכה את ניהול התרומות והוראות הקבע לאוטומטי. המעבר ביטל כפל מערכות, חיבר בין הפיננסים לתפעול והעניק לארגון תשתית יציבה להרחבת האימפקט החברתי שלו.

התחלנו להשתמש במערכת Odoo מבית Bizzup לניהול משימות בתוך הצוות. מהר מאוד זיהינו את הפוטנציאל של המערכת והרחבנו את השימוש גם לניהול פרויקטים, בנייה ועיצוב האתר (במקום WordPress), ניהול קמפיינים באמצעות e-mail (במקום Mailchimp), וניהול אירועים. המערכת החדשה מחליפה כמה מערכות ולכן מקלה עלינו את העבודה.
כיף לנו לעבוד עם Bizzup! לילך ועילי מאוד מקצועיים, זמינים ועם תודעת שירות מפותחת. גם כשהיו בעיות טכניות מורכבות, הם לא ויתרו ונשארו 'על זה' עד לפתרון המלא של הבעיה לשביעות רצוננו.
תהל, מרכז הסיוע לנשים וילדים דתיים, נוסדה לפני כמעט 30 שנה. אנחנו מעסיקים שמונה עובדים וכ-130 מתנדבים פעילים. תהל תומכת בנשים וילדים נפגעי תקיפה מינית ואלימות בתוך ומחוץ למשפחה. התמיכה ניתנת באמצעות מענה טלפוני 24 שעות ביממה. אנחנו מעסיקים צוות מקצועי שמספק ייעוץ משפטי, ליווי חקירות במשטרה, וחינוך למוגנות ולהבנת החוק

אילנה וולהוז, סמנכ"לית ורכזת פרויקטים

כך נראתה המורכבות לפני Odoo

לפני המעבר ל-Odoo, התמודד מרכז תהל עם אתגרים אופרטיביים וטכנולוגיים מורכבים שהקשו על הניהול השוטף:

מערכות מנותקות ומידע מקוטע: מערכת ה-Salesforce ניהלה נתונים ופניות בצורה מצוינת, אך הייתה מנותקת לחלוטין ממערך החשבונאות והכספים של העמותה. הדבר הצריך הקלדה ידנית כפולה של נתונים, פתח פתח לטעויות אנוש ויצר "חורים שחורים" בדאטה.
ניהול תרומות והוראות קבע ידני ומבוזר: סליקת תרומות, מעקב אחר הוראות קבע חודשיות וחידושי כרטיסי אשראי נוהלו באמצעות פתרונות חיצוניים ולא מסונכרנים, מה שגרם לעומס קריטי על מחלקת הכספים בסגירות החודשיות.
ניהול מורכב של קורסים ואירועים: אגף החינוך וההכשרות של העמותה מנהל עשרות קורסים, סדנאות ואירועים הכוללים מכירת כרטיסים ורישום. ניהול הרישום והגבייה נעשה בכלים ידניים ובאקסלים מחוץ למערכת הפיננסית המרכזית.
היעדר לוקליזציה ודיווח פיננסי בזמן אמת: הקושי להפיק דוחות כספיים המשקפים במדויק את המצב בשטח (בהתאם לתקינה הישראלית) פגע ביכולת הניהולית לקבל החלטות תקציביות מהירות.

למצוא פתרון למורכבות הטכנולוגית והפיננסית

מערכת Odoo נבחרה בזכות הגמישות שלה ומנוע הפיננסים החזק שלה, המאפשרים לה לשמש כ"מערכת העצבים" הפיננסית של הארגון. תהליך ההטמעה, שהובל ביצירתיות ובמחויבות עמוקה על ידי צוות Bizzup, התמקד בבניית גשרים טכנולוגיים ואוטומציה מלאה:

סנכרון דו-כיווני מלא (Salesforce ⇄ Odoo API): פיתוח ותשתית API מתקדמת המסנכרנת מידע בזמן אמת בין ה-Salesforce (ניהול הפניות והאופרציה) לבין Odoo (הלב הפיננסי). כל עדכון או נתון רלוונטי זורם בצורה חלקה לשני הצדדים, ללא צורך בהתערבות ידנית.
מנגנון תרומות והוראות קבע מקצה לקצה: הטמעת מערכת תרומות שלמה הכוללת סליקת אשראי מאובטחת, ניהול תרומות חד-פעמיות והקמת מנגנון אוטומטי לניהול וגביית הוראות קבע (Subscriptions/Recurring Payments) ישירות מתוך ה-ERP.
לוקליזציה ישראלית וניהול פיננסי מלא: הגדרת מערכת החשבונאות של Odoo בהתאמה מלאה לדרישות החוק והרגולציה בישראל (כולל הפקת חשבוניות/קבלות כחוק, סגירות חודשיות, דוחות מע"מ ואישורי תרומות לפי סעיף 46), המאפשרת שקיפות מלאה לצרכי ביקורת.
ניהול קורסים, אירועים ומכירת כרטיסים מובנית: הקמת מערך דיגיטלי לניהול אגף החינוך וההכשרות. המערכת מנהלת כיום את רצף העבודה המלא: תזמון קורסים, פתיחת רישום, מכירת כרטיסים לאירועים מיוחדים, וגבייה ישירה המקשרת אוטומטית בין המשתתף, האירוע והספרים הפיננסיים.

תוצאות מרכזיות והישגים עם Odoo ו-Bizzup

אמת ארגונית אחת (Single Source of Truth): בזכות חיבור ה-API, נפתרה לחלוטין בעיית כפל הנתונים. האופרציה ב-Salesforce והפיננסים ב-Odoo מסונכרנים לחלוטין, ומאפשרים להנהלה לקבל תמונת מצב אמינה ב-100% בכל רגע נתון.
אוטומציה פיננסית ושקט נפשי: מנגנון הוראות הקבע והתרומות פועל בצורה אוטומטית, כולל הפקת קבלות דיגיטליות ושיוך תקציבי. הדבר חסך מאות שעות עבודה ידניות למחלקת הכספים וצמצם את טעויות הגבייה לאפס.
חוויית רישום ומכירות חלקה: מערך הקורסים והאירועים הפך למנוע צמיחה יעיל. הרישום, מכירת הכרטיסים והתאמות התשלומים (Reconciliation) מבוצעים כעת במהירות, בקלות ותחת קורת גג אחת.
שותפות מחויבת ללא פשרות: צוות Bizzup הוכיח את עצמו כשותף אמיתי לדרך. לילך ועילי הפכו ל"בני בית" גם במרכז תהל, כשהם מפגינים יצירתיות, זמינות גבוהה ויכולת לפתור מקרי קצה טכנולוגיים מורכבים (כמו חיבור מערכות מבוזרות) כדי להתאים את המערכת בדיוק לצרכי העמותה בשטח.

מערכת חיה ומתפתחת, לא פרויקט חד-פעמי

עבור מרכז תהל, סביבת ה-Odoo היא תשתית דינמית וצומחת. לאורך מאות המשימות והאופטימיזציות שבוצעו, המערכת עברה התאמות מדויקות כדי לענות על שינויי רגולציה וצרכים חדשים שעלו מהשטח, תוך שמירה מלאה על יציבות הליבה והאינטגרציות הרגישות.

מה הלאה?

עם תשתית ERP איתנה ויציבה, מרכז תהל מתמקד באופטימיזציה והרחבת הפעילות:

העמקת תהליכי האוטומציה וניתוח הנתונים (BI) על בסיס נתוני המכירות והתרומות המשולבים.
הרחבת מערך הקורסים והסדנאות הדיגיטליות והפרונטליות והנגשתם לקהלים נוספים.
שיפור וייעול ממשקי ה-API כדי לתמוך בכלים טכנולוגיים עתידיים שישולבו בארגון.

בזכות השילוב בין מערכת Odoo החזקה לליווי הצמוד, היצירתי והמסור של Bizzup, מרכז תהל צועד קדימה בראש שקט: המורכבות הטכנולוגית בשליטה, הדאטה אמינה לחלוטין, והתשתית הארגונית ערוכה לתמוך בצמיחה ובהמשך הובלת השינוי החברתי המשמעותי בישראל.